世の中の会社では、数多くの書類が日々扱われ、次第に増えていきます。日々増えていく書類に対して、どう対処すべきか悩んでいる人も多いかもしれません。会社で扱う書類は、しっかりと保管し、必要な書類を必要なときに取り出せるようにすべきです。また、保管期間が到来した書類は、適切なタイミングで処分することが求められます。ここでは、会社における書類の保管に焦点を当て、解説していきます。
法律で書類の保存期間が決まっている
会社で扱う書類のなかには、永久保存が必要な書類や、10年、7年、5年、3年、2年といったように、書類によって保管すべき年数も異なります。ここでは、それぞれの保管の年数別に、書類の一例を紹介します。
永久保存すべき書類
永久保存が必要な書類は、企業が存続する限り保管しなければならない書類です。法律で決まっているわけではないですが、書類の特性上永久保存が望ましいと考えられています。書類の一例は以下の通りです。
・定款
・官公庁への提出文書
・社規・社則やこれらに関する通達文書
・社報・社内報
10年間の保存を要する書類
10年間保存しなければならない書類には、総務関連では株主総会議事録、経理関連では会計帳簿などがあります。その他一例を紹介します。
・取締役会議議事録
・満期または解約となった契約書
・計算書類および附属明細書
7年間の保存を要する書類
7年間保存しなければならない書類には、経理関連では決算時に作成された貸借対照表や損益計算書などがあります。その他一例を紹介します。
・取引に関する帳簿
・取引証憑書類
・源泉徴収簿
5年間の保存を要する書類
人事や労務関連の書類では、誓約書などが該当します。総務関連では、事業報告などが対象となり、経理関連では監査報告などが対象となっています。その他一例を紹介します。
・従業員の身元保証書
・産業廃棄物処理の委託契約書
・会計監査報告
3年間の保存を要する書類
総務関連では、四半期報告書などが該当します。人事・労務関連では、労働者名簿などが挙げられます。その他一例を紹介します。
・賃金台帳
・雇入れ・解雇・退職に関する書類
・労災保険に関する書類
2年間の保存を要する書類
2年間の保存が必要な書類は、以下のようなものがあります。
・雇用保険に関する書類
・健康保険や厚生年金保険に関する書類
雇用保険の被保険者に関する書類については、4年の保存義務があります。
1年間の保存を要する書類
1年間の保存が必要な書類は、以下のようなものがあります。
・臨時報告会の写し
・住所・姓名変更届
・休暇届
保管期間が決まっていない書類の扱い方
保管期間が決まっていない書類というのも存在します。基本的には、自社内で基準を決めて管理するのが一般的となっています。
会社で基準を設ける
保管期間が決まっていないから、すぐに処分しても大丈夫というわけではありません。中には重要な書類も含まれています。自社内で書類の保管期間の基準を設定するようにしましょう。
自社で基準を設ける際のポイントですが、全部署で保管する期間を統一することが望ましいです。部署によって異なると、混乱を招いてしまい適切に管理ができなくなってしまいます。
書類にはトラブルが発生した際に立証する目的で使われる場合があるため、しっかりと必要性について共通認識を持ち、社内全体で意識統一をしておきましょう。
短期・中長期のように大まかに分類しておく
会社で扱う書類の中には、重要度や必要性が曖昧な書類もあり、判断に困るケースもあります。このような場合には、短期で保管するのか、それとも中長期で管理するのかで、大まかに分けておくのが無難です。
大まかに分けた後は、必要ないと判断したタイミングで処分するか、引き続き保管するか決めます。この分類を怠ってしまうと、必要な書類なのに誤って処分してしまったり、不要な書類がどんどん溜まっていったりするおそれがあるので、注意しましょう。
電子化して文書を保管する方法
会社で扱う書類のすべてを紙媒体で管理する必要はありません。適切に管理するためには、電子化という方法が有効で欠かせません。
ここでは、電子化して文書を保管する方法について、２パターン紹介します。
WordとExcelを活用して管理する
電子化して文書を保管する方法で取り組みやすいのが、WordとExcelを活用して管理するという手法です。
WordやExcelは、普段からビジネスで使用する頻度が多く、使い慣れている人も多いため、操作などにも困るという人は少ないでしょう。
紙媒体ではなく、Word・Excelで作成した電子文書を管理することで、書類を保管するスペースも必要なく、すぐに必要なときに取り出すことが可能です。
ただ、この場合フォルダの保存場所については、書類を使用するメンバーの中ですり合わせておく必要があります。また、古いデータがそのままになっていると、最新のデータの書類にアクセルができないとなるケースもあり、紙媒体で管理する煩雑さと変わらないほど効率が悪くなってしまいます。
フォルダの格納場所をしっかりと決め、最新のデータのみ残すなど、社内のメンバーが常に使い勝手がよいように、ルールを決めて保管することが求められます。
ITツールを活用する
もう一つの方法は、ITツールを活用するといった手法です。ITツールを活用することで、保管期間も管理できるうえ、保存場所の管理も容易にできます。
ITツールのなかには、クラウド型のタイプもあり、アクセスも用意でセキュリティー対策もしっかりと行われているため安心して使うことができます。
ただ、ITツールを活用する場合は、ある程度このようなツールに抵抗がないという人に向いており、リテラシーがないメンバーが使用すると、かえって使いにくいという事態に陥ることもあります。
ITツール導入を検討している場合は、しっかりと使用方法やルールについてレクチャーが必要となってくるため、その点は注意しましょう。
保存期間が過ぎた書類はシュレッダーか溶解処理で処分する
処分する方法は大きく分けて、シュレッダーで処分する方法と、溶解処理で処分する方法の２パターンあります。それぞれ解説します。
シュレッダーで処分
シュレッダーで処分するメリットは、なんといっても手軽に処分が可能であるという点です。特に枚数が少ない場合は、時間もほとんどかかりません。
ただ、大量の紙を処分するケースでは不向きです。また書類にはステープラーの芯やクリップなどがついている場合があり、これらを一つずつ取り除かなければならない点には注意しましょう。
溶解処理で処分
溶解処理は、水を使って書類を溶かして処分する方法です。
溶解処理は手間がかからず、大量の書類を処分する場合に向いています。またクリップなどがついている場合でも問題ありません。
ただ、溶解処理は専用の設備で処理を行うため、自社で処分することはできません。業者に委託して処分を依頼する形になります。
信用度の低い業者に依頼してしまうと、処分前の書類が外部に流出してしまうリスクも捨てきれないため、業者選びは慎重に行いましょう。
まとめ
ここまで、会社における書類の保管に焦点を当て解説をしてきました。会社が存続している以上、常に書類は増え続けるため、適切に管理する必要があります。社内での適切な管理が厳しい場合には、書類保管を外部に委託するのも手段の1つでしょう。
また、書類の保管には紙媒体以外にも、電子化などでITツールを活用して保管する方法もあります。会社にとって書類は重要なものなので、慎重に取り扱うとともに、必要なときに必要な書類がすぐに取り出せるよう心がけましょう。
また、保管期間が過ぎた不要な書類については、適切に処分することで、必要な書類と不要な書類を選別できます。
ここで紹介した内容を参考に、書類の保管方法について見直してみましょう。